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长春工程学院校友总会
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规章制度

长春工程学院教育基金会档案管理暂行办法

点击: 时间:2013/07/05 08:54:15

第一章 总 则

第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《长春工程学院教育基金会章程》,规范发展,保障基金会的合法权益,使基金会的档案管理更加规范,特制定本办法。

第二条 基金会各类行政收发文件,要统一由基金会秘书处备案登记。

第三条 年度结束后,所有档案资料应于次年四月底前全部分类归档入库。

第四条 调阅存管行政资料,要严格办理手续,秘书长批准后方可调阅。

第五条 基金会秘书处负责将项目资料归类和建档存管,并按要求年限妥善保管。

第二章 归档范围

第六条 上级主管部门下发的与基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第七条 基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、会计账簿、凭证、审计报告等。

第八条 基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第九条 反映基金会重要活动的照片及录像等。

第三章 归档要求

第十条 基金会秘书处安排专人按照立卷归档范围,将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整,根据文件材料的形成规律和有机联系,科学整理立卷。
  第十一条 归档的文件材料原则上必须是原件,并且要求字迹清晰。

第十二条 会计账簿、凭证、审计报告应由基金会财务人员按照归档要求,负责整理立卷,送交学校档案馆存放保管。

第十三条 归档文件年限,按照永久、长期、短期分别归类,妥善保管。

第四章 档案的利用

第十四条 基金会工作人员因工确需查阅档案的,经秘书长同意,方可查阅相关档案资料。
  第十五条 查阅摘抄档案,需填写档案利用登记表。未经档案管理员同意,不能复印、复制、公布档案材料,一般不能将档案带出档案室,特殊情况需要借出者,需要办理借阅手续,并及时归还。
  第十六条 不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠,不得随意折卷或撕去其中文件。
  第十七条 确需利用基金会会议记录的,须经秘书长批准后,方可查阅。
  第十八条 基金会财务人员因工需要查阅本人经办的会计档案,须征得秘书长批准后,方可查阅。

第五章 附则

第十九条 本办法由教育基金会秘书处负责解释。

第二十条 本办法自公布之日起执行。

长春工程学院教育基金会

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